O planejamento da necessidade de compras é essencial para uma boa performance de resultados. A lista de compras deve ser planejada a partir da definição do cardápio. “A organização a partir do cardápio é imprescindível. É na elaboração dele que se pode considerar preferências do consumidor, produtos que estão na safra e promoções de fornecedores. O ideal é elaborar um cardápio mensalmente”, sugere Marcia Chilio, consultora da Libbra, especializada em Gestão de Alta Performance em food service.

“A organização é a base do negócio e as áreas devem trabalhar juntas. A minha sugestão é que o comprador nunca deve negociar com fornecedores se não tiver negociado antecipadamente com os clientes internos. Deve atender a posição e o interesse de todos envolvidos para fazer uma boa negociação e processo de compras. O profissional de compras deve estar em sintonia com outros profissionais da empresa, deve formar uma equipe ou comitê de decisão de compras, a qual chamo de equipe interfuncional”, aconselha A.J.Limão, professor de Negociação em Compras, autor do livro Negocie Bem e consultor da Limão & Associados.

A consultora da Libbra orienta fugir das compras pré-fixadas, como por exemplo, toda semana comprar 30 unidades de refrigerante em lata. “A compra está diretamente relacionada aos itens vendidos. Deve-se ter análise diária de itens vendidos por tíquete. Um sistema de gestão de back office é imprescindível para tomada de decisões. Os indicadores, tais como tíquete médio, custo diário e dias de estoque são mandatórios para a gestão financeira do estabelecimento”.

Esses dados podem ser obtidos de forma mais eficiente por um sistema de gestão. A Linx, por exemplo, possui programas que controlam a operação, o que facilita o entendimento do negócio, quais produtos do cardápio são fortes ou fracos do cardápio; controla o estoque, o que otimiza a compra de produtos que podem já constar  na armazenagem ou que não saem tanto; permite saber seu CMV (Custo por Mercadoria Vendida), assim é possível ter um domínio de qual o custo do produto final, bem como o horário do fluxo do restaurante para garantir alimentos frescos e estoque. Essas informações são essenciais e precisam ser controlados de alguma forma, com ou sem a ajuda de sistemas, para poder planejar as compras com base no histórico de consumo.

Mudanças de última hora também podem ser feitas para aproveitar uma promoção oferecida pelo fornecedor, desde que operações e compras estejam alinhadas nessa troca.  “No nosso cardápio já vem especificado no rodapé que o mesmo pode sofrer alterações conforme a disponibilidade do mercado. Ocorre de chegarmos para comprar determinada fruta e ela estar com má qualidade ou verde e temos que fazer sua substituição”, conta Larissa Souza dos Santos, diretora da Snack Saudável.