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Saiba como otimizar o processo de compras para o seu negócio

Comprar certo, otimizando os recursos, pode ser determinante na hora de precificar com valores atraentes, especialmente num momento em que os insumos subiram, mas o consumidor não aceita pagar mais

03/07/2017

Comprar certo, otimizando os recursos, pode ser determinante na hora de precificar com valores atraentes, especialmente num momento em que os insumos subiram, mas o consumidor não aceita pagar mais

Um desafio do mercado food service hoje é não repassar os aumentos dos produtos e demais custos para o consumidor final, ou aumentar o mínimo possível os preços. Essa meta pode ser atingida melhorando o processo de compras. “O profissional de compras tem um papel estratégico na empresa.  Cerca de 54% dos valores que circulam em uma companhia passam pelas mãos do comprador. No passado o comprador era apenas um comparador. Hoje, este profissional pode trazer economias consideráveis”, avalia A.J.Limão, professor de Negociação em Compras, autor do livro Negocie Bem e consultor da Limão & Associados. 

Marcia Chilio, consultora da Libbra, especializada em Gestão de Alta Performance em food service, reforça que cerca de metade dos custos envolvidos referem-se à compra dos insumos alimentares e diz que dois pontos são fundamentais nessa etapa da gestão do serviço: a elaboração do cardápio e a gestão do estoque. “Para o cálculo das necessidades de compras é imprescindível considerar o estoque, com uma gestão bem criteriosa. Os estoques são ‘dinheiro parado’. Outro ponto importantíssimo nessa etapa é ter todas as receitas padronizadas em fichas técnicas, as quais garantirão quantidades de compras a serem consideradas, além de garantir padronização do produto”.

Comprando bem é possível economizar e essa otimização dos recursos vai aumentar a lucratividade e controlar melhor os preços finais. “Sabendo o Custo de Mercadoria Vendida (CMV) o proprietário consegue perceber realmente quanto custa a sua produção e isso faz com que ele entenda quais produtos são essenciais e quais podem ser substituídos por opções mais em conta quando for possível alguma edição no cardápio. Planejar a compra conforme o histórico de consumo facilita uma aquisição de alimentos mais certeira”, afirma Rodrigo Oliveira, diretor de Oferta da Linx, desenvolvedora de sistemas de gestão. 

A importância do planejamento do cardápio

O planejamento de necessidade de compras é essencial para uma boa performance de resultados. A lista de compras deve ser planejada a partir da definição do cardápio. “A organização a partir do cardápio é imprescindível. É na elaboração dele que se pode considerar preferências do consumidor, produtos que estão na safra e promoções de fornecedores. O ideal é elaborar um cardápio mensalmente”, sugere Marcia.

“A organização é a base do negócio e as áreas devem trabalhar juntas. A minha sugestão é que o comprador nunca deve negociar com fornecedores se não tiver negociado antecipadamente com os clientes internos. Deve atender a posição e o interesse de todos envolvidos para fazer uma boa negociação e processo de compras. O profissional de compras deve estar em sintonia com outros profissionais da empresa, deve formar uma equipe ou comitê de decisão de compras, a qual chamo de equipe interfuncional”, aconselha Limão.

A consultora da Libbra orienta fugir das compras pré-fixadas, como por exemplo, toda semana comprar 30 unidades de refrigerante em lata. “A compra está diretamente relacionada aos itens vendidos. Deve-se ter análise diária de itens vendidos por tíquete. Um sistema de gestão de back office é imprescindível para tomada de decisões. Os indicadores, tais como tíquete médio, custo diário e dias de estoque são mandatórios para a gestão financeira do estabelecimento”. 

“A organização é a base do negócio e as áreas devem trabalhar juntas. A minha sugestão é que o comprador nunca deve negociar com fornecedores se não tiver
negociado antecipadamente com os clientes internos” 
- A.J.Limão, especialista em Negociação em Compras

Esses dados podem ser obtidos de forma mais eficiente por um sistema de gestão. A Linx, por exemplo, possui programas que controlam a operação, o que facilita o entendimento do negócio, quais produtos do cardápio são fortes ou fracos do cardápio; controla o estoque, o que otimiza a compra de produtos que podem já constar  na armazenagem ou que não saem tanto; permite saber seu CMV (Custo por Mercadoria Vendida), assim é possível ter um domínio de qual o custo do produto final, bem como o horário do fluxo do restaurante para garantir alimentos frescos e estoque. Essas informações são essenciais e precisam ser controlados de alguma forma, com ou sem a ajuda de sistemas, para poder planejar as compras com base no histórico de consumo. 

Mudanças de última hora também podem ser feitas para aproveitar uma promoção oferecida pelo fornecedor, desde que operações e compras estejam alinhadas nessa troca.  “No nosso cardápio já vem especificado no rodapé que o mesmo pode sofrer alterações conforme a disponibilidade do mercado. Ocorre de chegarmos para comprar determinada fruta e ela estar com má qualidade ou verde e temos que fazer sua substituição”, conta Larissa Souza dos Santos, diretora da Snack Saudável.

“A compra está diretamente relacionada aos itens vendidos. Deve-se ter análise diária de itens vendidos.. Um sistema de gestão de back office é imprescindível para tomada de decisões. Os indicadores, tais como tíquete médio, custo diário e dias de estoque são mandatórios para a gestão financeira do estabelecimento” Marcia Chilio, consultora da Libbra

 

Periodicidade das compras

Marcia explica que a periodicidade ideal depende muito de negócio para negócio, da política de compras de cada estabelecimento, pois algumas variáveis são importantes nesse quesito: fluxo de caixa, área física de armazenamento, faturamento mínimo dos fornecedores, rota de entrega, etc. “Convencionalmente, hortifruti e pães tem entrega diária, carnes e laticínios entrega com 48 hs de antecedência da data do uso, estocáveis e bebidas com periodicidade semanal ou quinzenal e  material de limpeza e descartáveis, entrega mensal. Mas isso, não é regra”. 


Marcia Chilio

A Snack Saudável, que trabalha muito com frutas, um alimento fresco, faz sua lista de compras mensalmente, através da nutricionista, mas as compras de alimentos perecíveis são realizadas semanalmente de acordo com o cardápio da semana, obedecendo a data de fabricação após aberto ou o tempo de vida útil do produto, com exceção das frutas, compradas um dia antes do consumo para que sempre estejam muito frescas.  Se necessário, congelam alguns produtos para maior durabilidade.

A Snack Saudável trabalha essencialmente com alimentos frescos e precisa ter um controle rigoroso. As frutas são compradas um dia antes do consumo e se estiverem em má qualidade são substituídas, o que já é previamente avisado ao cliente

 

De olho no estoque

Para situações de emergência e imprevistos, assim como uma demanda acima do esperado, é importante ter uma reserva de produtos em estoque. O ideal é trabalhar com uma margem cinco dias, mas não é uma regra, isso implica em conhecer o negócio, a sazonalidade e os desvios padrões. “Estoque é dinheiro parado e a armazenagem tem um custo na ordem de 2,4% ao mês. Por outro lado não pode haver ruptura de demanda. Encontrar a equação certa para cada negócio envolve uma série de estudos da curva normal de demanda e desvio padrão”, enfatiza Limão. 

Além da quantidade de estoque ser bem calculada para evitar desperdícios, é importantíssimo controlar a validade dos produtos. Hoje existem softwares para tornar essa tarefa possível. “Uma forma de controle de estoque é o sistema PEPS – primeiro que entra, primeiro que sai. Esse controle é feito pelo estoquista. Há ainda uma boa prática no mercado de utilização de fichas coloridas – tipo farol amarelo e vermelho onde se estabelece que vermelho vence em 3 dias e amarelo em 6 dias por exemplo. O gestor local deve ter esse controle para inserir esses produtos próximo ao vencimento no cardápio”. Produtos perecíveis pedem um rigoroso controle de estoque”, explica Marcia, que ressalva: “Se for um estoque muito grande e com valor significativo uma boa prática é ter câmera de monitoramento”. 

Uma melhor atenção deve ser dada aos produtos perecíveis, como frutas, verduras e legumes, entre outros alimentos que estragam rápido. O controle de estoque da Snacks Saudáveis é realizado através do sistema PVPS na rotação do estoque e área de refrigeração e congelamento, organizados com etiquetas. “Todos os dias recebemos pedidos de mães que não são clientes mensalistas, porém pedem lanches eventualmente para os filhos. Temos uma demanda diária destes pedidos, por isso temos sempre kits a mais para atendê-las”, conta a diretora da empresa.

 

 

 

 

 

Lista de fornecedores e negociações de preços e condições

A técnica básica é ter, no mínimo, três fornecedores para cada categoria de produtos, como estocáveis, bebidas, carnes em geral, material de limpeza, descartáveis, etc, e optar por aquele que tiver o preço mais baixo. Depender de um único fornecedor pode te deixar na mão quando este não tiver o produto que precisa com urgência, ou fazê-lo gastar mais se seus preços aumentarem abusivamente. 

Porém, é bom manter uma fidelidade com o fornecedor, com o tempo consegue-se mais descontos, além de evitar imprevistos. “Fidelização de fornecedores é uma boa prática de mercado, principalmente quando se estabelece parcerias de longo prazo. Cada empresa deve desenhar sua política de negociação de preço, considerando seu fluxo de caixa, e o binômio dias de recebimento e dias de pagamento. O melhor é receber sempre no menor prazo possível e ter o prazo de pagamento o mais elástico possível”, destaca a consultora da Libbra.

Entretanto, o professor A.J. Limão alerta para não cair na acomodação e optar por aquele fornecedor que tem o melhor atendimento, com quem criou um relacionamento forte. “Quando ele apresenta um pleito, pedindo aumento de preço, fica difícil  de negociar, o fornecedor vai valorizar todo o serviço extra que presta. Se não tiver alternativas, ficará refém dessa situação. O comprador deve ter sempre fontes de fornecimento, faz parte do seu trabalho, ainda que seja na prática muito trabalhoso, por isso é estratégico”. 

O especialista em negociação lista algumas dicas: “Primeiro não é uma boa técnica ter fornecedores únicos ou exclusivos, deve-se gerar concorrência pelo seu dinheiro. Segundo, nunca deixe o fornecedor confortável, isto é, não dê toda informação relativa a sua estratégia de negociação e compra. Terceiro, aplique táticas, para criar tensão psicológica durante uma negociação. Quarto, nunca ceda sem pedir algo em troca, mesmo que você possa, não dê de graça. Quinto, se tiver que ceder, valorize para que a outra parte tome de você. São os princípios que ensino nos meus livros e cursos sobre negociação em compras”. 

Uma alternativa, de acordo com Marcia Chilio, é ter um cartão corporativo para compras emergenciais a serem feitas em atacadistas e supermercados varejistas. “Ter em estoque alguns produtos básicos pode ser também uma alternativa para uma emergência para substituição eventual de algum prato que não teve seu insumo entregue, mas lembrando que o controle de estoque é importante na gestão do serviço. Ficar sempre atento ao prazo de validade desse ‘estoque de reserva’ e inclua no cardápio sempre que necessário”.

A Snack Saudável adquire produtos diretamente de supermercados de grandes redes, o que, segundo a diretora da empresa, evita vários problemas, porém, sempre mantém cerca de dois fornecedores, caso seja preciso comprar algum produto diferenciado. “Como sempre temos mais de um fornecedor para cada tipo de produto que compramos, recorremos ao segundo para nos socorrer, porém às vezes o que ocorre é que se esgota um determinado produto na região em função de alta procura e quem o tem o produto em estoque, quer vender como ouro. Neste sentido, quando está relacionado a polpas e/ou frutas substituímos por outra que esteja de fácil acesso e com bom custo. Quando se trata de embalagens descartáveis como copos, canudos e tampas que utilizamos muito, temos que ter mais opções de fornecedores porque estes itens em período de final do ano chegam a faltar até na indústria”, revela.

 

 

 

 

 

 

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